Assistant·e de Direction Mairie de Quartier de Petite Synthe - Ville de Dunkerque H/F - Communes

VOS MISSIONS

ORGANISATION DE LA VIE PROFESSIONNELLE DU DIRECTEUR

Vous gérez l'agenda du directeur et des directeurs adjoints.
Vous planifiez et organisez les réunions de la direction.
Vous préparez et consolidez les dossiers relatifs aux réunions.
Vous suivez les projets et activités de la direction.

ACCUEIL ET GESTION ADMINISTRATIVE

Vous assurez l'accueil physique, téléphonique et renseignez les interlocuteurs.
Vous recevez, filtrez et transmettez les messages téléphoniques et courriels.
Vous assurez le lien avec les secrétariats des différentes directions et services de la collectivité.
Vous rédigez et mettez en forme tous types d'écrits professionnels : courriers, notes, comptes-rendus,...
Vous assurez le classement et l'archivage.

PARTICIPATION A LA VIE DE LA MAIRIE DE QUARTIER

Vous préparez, participez et suivez les rencontres avec les habitants (FIL, réunions publiques,...).
Vous remplacez l'assistant.e des élus de la mairie de quartier en cas d'absence.

SAVOIRS

Connaissance de la collectivité et de ses
procédures

SAVOIR-ETRE

Sens de la discrétion et de la
confidentialité
Aisance relationnelle et diplomatie
Autonomie
Disponibilité
Sens de l'organisation

SAVOIR-FAIRE

Qualités rédactionnelles
Capacités d'analyse et de synthèse
Capacité à gérer les priorités
Maîtrise des outils informatiques
(Outlook, Word, Excel, Power-Point)
Maîtrise des techniques de secrétariat

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier