Assistant de Direction Qvt - Communaute Urbaine de Dunkerque H/F - Structures de coopération territoriale

Au sein d'une équipe dynamique et investie, vous êtes le maillon essentiel au bon fonctionnement de la Direction.

En collaboration étroite avec la directrice, vous apportez aussi une aide précieuse aux chefs de service de la Direction.

Parce-que la qualité de vie au travail est essentielle, on compte sur vous pour améliorer le quotidien de tous et garder votre calme quand tout s'accélère !

Vos missions principales

Accueil physique et téléphonique

- Assurer la permanence d'accueil physique et téléphonique du public interne et externe
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers la personne compétente
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques

Organisation de réunions et de la vie professionnelle de la directrice

- Planifier des réunions
- Organiser des réunions (supports de communication, dossiers, logistique, invitations)
- Prendre des notes lors de réunions et rédiger les comptes-rendus

Suivi des projets et des activités de la direction

- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction
- Assurer le suivi budgétaire en lien avec l'unité comptable
- Organiser l'agenda de la directrice et les déplacements
- Transmettre des messages et rappeler les informations importantes
- Instaurer une relation de confiance avec la directrice et les services

Gestion administrative de dossiers

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
- Préparer les dossiers en amont des réunions ou des rendez-vous
- Gérer le courrier
- Assurer le classement et l'archivage de dossiers

Vous êtes :

à l'aise avec l'informatique

organisé·e et rigoureux·se

à l'aise avec les outils administratifs et la gestion de planning

reconnu·e pour votre sens du contact et votre réactivité

discret·ète et professionnel·le

Et surtout ! Vous aimez le travail en équipe et en transversalité !

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier