Assistant Administratif Voirie Signalisation et Mobilier Urbain - Communaute Urbaine de Dunkerque H/F - Structures de coopération territoriale

Composée d'une équipe de plus de 400 agents, la Direction Qualité de Vie et Environnement s'inscrit dans une dynamique de créativité et d'innovation axée sur la transition écologique.

Forte d'une régie réactive et d'une ingénierie pluridisciplinaire, elle participe à développer et conduire des projets sur des sujets très variés et structurants (espaces naturels, espaces verts, espaces publics, biodiversité, propreté urbaine, développement durable, voirie...), dans une logique de plus-value environnementale.

Dans ce cadre, placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable d'unité coordination technique et administrative, vous assistez sur le plan administratif et technique les activités du service Voirie Signalisation et Mobilier urbain.

Missions principales :

ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF ET/OU TECHNIQUE DE DOSSIERS

Gérer l'agenda du service

Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives.

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.

Rédiger des comptes rendus de réunion (procès-verbaux, suivi de chantiers...) et d'autres documents administratifs.

Assurer un suivi de documents contractuels et vérifier la validité des informations traitées.

Réaliser un suivi budgétaire et comptable (opérations de facturation, de relance de financeurs, de déblocage de fonds, de saisie d'écritures comptables).

PARTICIPER A L'ORGANISATION DES ACTIVITES DU SERVICE

Gérer des plannings partagés, organiser des réunions (organisation logistique), saisir les heures supplémentaires.

Préparer des dossiers et gérer des échéanciers.

Réceptionner, traiter et diffuser des informations ou des colis.

Gérer et actualiser une base d'informations.

Trier, classer et archiver des documents et fonds documentaires.

ALIMENTER DES OUTILS DE SUIVI

Réaliser un suivi d'activité et renseigner les tableaux de suivi.

Evaluer l'avancement de travaux.

Recueillir les corrections ou amélioration à prévoir pour un plan d'action engagé.

Saisir des documents numériques (plans, maquettes, fiches techniques...).

Compétences/connaissances :

Maîtrise des procédures administratives et des outils de suivi

Capacités à rédiger des documents professionnels

Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique

Accueil physique et téléphonique

Qualités professionnelles :

Rigueur et organisation

Autonomie et polyvalence

Discrétion et confidentialité

Esprit d'équipe et sens du relationnel

• Gestion de l'emploi du temps
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Archivage des données
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier