Secrétaire Administratif au Tribunal Judiciaire de Dunkerque H/F - Direction des services judiciaires - CA DOUAI

Vos activités principales Le secrétaire administratif est affecté au pôle soutien qui comprend les secrétariats des chefs de juridiction et du directeur de greffe, la cellule de gestion administrative et budgétaire, la régie, le service centralisateur des frais de justice, le service des scellés et le bureau d'aide juridictionnelle

Suivant les besoins de la juridiction, le secrétaire administratif assure soit:
- Les fonctions de secrétaire du président du tribunal ou du procureur de la République ou de la directrice de greffe
Secrétariat de direction : accueillir et renseigner les différents interlocuteurs, gérer les agendas, préparer les réunions, élaborer des documents administratifs ...
Service support et logistique : prendre en charge les aspects logistiques, gérer les plannings de réservation et d'audience, gérer les fournitures, les badges d'accès, les clés ...
Constitution et mise à jour des dossiers des personnels titulaires et non titulaires ...
Secrétariat du directeur de greffe: accueillir et renseigner les différents interlocuteurs, gérer l'agenda, préparer les réunions, élaborer des documents administratifs, des courriers et des courriels, assurer la tenue des boites mails ...
Gestion administrative des agents du Tribunal Judiciaire en lien avec la direction du greffe
- La tenue de la cellule de gestion administrative et budgétaire
Gestion et suivi du budget de fonctionnement de la juridiction: préparer les demandes d'achat et les enregistrer dans Chorus formulaire, gérer les constatations de service fait, suivre la consommation et l'exécution de la dépense, participer à l'élaboration des demandes budgétaires ...
Gestion du bâtiment, gestion du parc automobile, gestion du service intérieur.
Gestion hygiène et sécurité.
- La gestion du service centralisateur des frais de justice:
Réceptionner les mémoires de frais sous Chorus formulaire, les contrôler au vue des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus
Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation
Gérer les engagements juridiques hors marché
Assurer le suivi du stock et créer des tableaux de bord ...
- La gestion de l'aide juridictionnelle:
Accueillir et renseigner les justiciables
Recevoir les demandes et enregistrer les dossiers dans l'applicatif métier Préparer la commission d'aide juridictionnelle
Gérer les mémoires de l'aide juridictionnelle et assurer le recouvrement au titre de l'aide juridictionnelle
- La gestion du service des pièces à conviction
Gestion des pièces à conviction: les réceptionner après vérification du bordereau récapitulatif de dépôt; les enregistrer dans l'applicatif métier; les ranger, les manipuler et les trier dans les locaux du greffe dédiés à leur conservation, préparer les restitutions, les remises à France Domaine ou à l'AGRASC et les destructions ...
Participer à l'expérimentation de délocalisation physique des pièces à conviction au CRGPAC d'HAZEBROUCK ...
Gérer les dépôts des numéraires ...
Assurer le suivi des véhicules placés sous scellés ...
Etablir les statistiques mensuelles et trimestrielles du service.
Il peut également exercer les fonctions de régisseur d'avance et de recettes ou de régisseur suppléant

Les missions évoquées peuvent en outre se combiner entre elles suivant l'organisation retenue.

CET EMPLOI EST OUVERT UNIQUEMENT AUX FONCTIONNAIRES

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Connaissances

Applicatifs métiers

Circuits administratifs

Organisation administrative et judiciaire

Outils bureautiques

Outils de communication

Règles budgétaires et comptables

Statut général de la fonction publique et des statuts particuliers

Savoir-faire

Alimenter des tableaux de bord et statistiques

Appliquer les textes législatifs et réglementaires

Maîtriser les nouvelles technologies

Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi

Maîtriser les techniques de classement et d'archivage

Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique

Organiser sa charge de travail

Travailler en équipe

Savoir-être

Avoir le sens de l'organisation

Avoir le sens des relations humaines

Etre à l'écoute

Etre autonome

Etre réactif

Faire preuve d'initiative

Faire preuve de capacité d'adaptation

Faire preuve de discrétion

Savoir anticiper

Etre rigoureux

• Statistiques
• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Gestion de parc
• Norme QHSE
• Chorus
• Rigueur et méthode
• Gestion des stocks
• Pro-activité
• Capacité d'écoute
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation