Assistant de Direction - Direction Générale Mutualisée - Communaute Urbaine de Dunkerque H/F - Structures de coopération territoriale

Au sein de la direction générale, vous apportez une aide permanente au directeur général des services et à la directrice générale des services déléguée en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de préparation de réunions, de classement et suivi de dossiers.
Vous prenez part à la mise en oeuvre de certaines actions dans l'organisation des réunions de DG, des CODIR communs et dans le cadre du réseau des assistantes des membres de la Direction Générale.
Véritable relais d'information, vous facilitez l'organisation des activités, la circulation de l'information et la coordination avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes.
Vous êtes un point d'ancrage fiable pour la direction et les équipes, en garantissant une gestion rigoureuse, structurée et réactive des dossiers, projets et priorités.

- Soutien à la direction et coordination des activités :
Vous participez au suivi des projets et des priorités, préparez les dossiers nécessaires aux réunions, et contribuez à la bonne organisation des temps d'échange internes et externes.

- Gestion administrative et structuration des informations
Vous assurez la production et la mise en forme de documents (courriers, comptes rendus, notes...), ainsi que l'organisation et l'actualisation des dossiers physiques et numériques. Vous êtes également garant du traitement du courrier et du maintien d'un environnement administratif structuré.

- Interface et communication

Vous êtes en lien permanent avec le Cabinet et vous assurez le suivi des instances communes (comités de pilotage, réunions DG) et la circulation des parapheurs non encore dématérialisés.

Interlocuteur privilégié des équipes et des partenaires, vous accueillez, filtrez, orientez et transmettez les informations essentielles. Vous veillez à faire circuler les messages et à adapter votre communication selon les situations et les besoins.

- Organisation et appui logistique
Vous assurez la planification et l'organisation des réunions en lien avec les services (Moyens généraux, logistique, protocole...), la gestion de l'agenda.
Vous contribuez à fluidifier le fonctionnement quotidien de l'équipe.

- Rigoureux, organisé, doté d'un excellent sens relationnel, vous savez gérer plusieurs priorités en parallèle et travailler avec une grande autonomie.
- Vous appréciez les environnements où la polyvalence, la réactivité et la confidentialité sont essentielles.
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse
- Maîtrise des outils informatiques : word, excel, powerpoint, outlook, Elise, Teams, mon portail RH, Astre, Airdélib...

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier