Assistant de Direction - Communaute Urbaine de Dunkerque H/F - 59

Vous avez le sens de l'organisation et de l'anticipation ?
Nous recherchons notre futur.e assistant.e de direction, un maillon essentiel pour orchestrer notre quotidien !
Dans ce cadre, vous apportez un réel appui en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers et de projets.
Vous jouez également un rôle d'interface entre les différents interlocuteurs internes et externes.

VOS MISSIONS AU QUOTIDIEN

* Organisation des activités du service

Assister la directrice et la directrice adjointe dans l'organisation du travail
Préparer et organiser les réunions, les ordres du jour et les dossiers, rédiger les comptes-rendus, assurer leur diffusion et vérifier la mise en ½uvre des relevés de décision
Veiller à la bonne circulation de l'information au sein de la direction et entre les différents services
Gérer les agendas et les prises de rendez-vous, assurer la gestion du courrier
Assurer la gestion des déplacements : ordres de missions, remboursement
Créer et alimenter les tableaux de bord
Maîtriser les logiciels nécessaires pour la transmission des notes et des courriers

* Gestion administrative des dossiers

Assurer la prise de notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents
Gérer et alimenter les bases de données
Assister l'encadrement de la direction dans les fonctions RH : création et suivi de tableaux de bord des congés et des formations de la direction...
Assurer le tri, le classement et l'archivage des dossiers sous format papier et dématérialisés

* Assurer l'accueil physique et téléphonique interne et externe

Accueillir le public
Filtrer les appels téléphoniques
Prendre les messages et transmettre les informations

* Contribuer à l'organisation de la vie de la direction

Assister la direction dans l'organisation des événements de la direction et/ou à l'échelle de la DGA type Saint Eloi, séminaires
Assister la direction dans les démarches dédiées à la définition des projets de services et du projet de direction.