Assistant de Direction Has - Communaute Urbaine de Dunkerque H/F - 59

Au sein d'une petite équipe dans un lieu dynamique dédié à l'éducation populaire et à la durabilité urbaine, vous apportez un appui en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers. Vous jouez un rôle d'interface entre les différents interlocuteurs internes et externes.

Vos missions

Participation à l'organisation des activités du service
Gérer les rendez-vous et plannings, organiser les déplacements du Directeur et des membres de l'équipe.
Préparer, organiser des réunions
Mettre sous parapheur, suivre et envoyer et classer des documents produits par la direction et le service administratif général
Suppléer la gestion comptable en cas d'absence prolongée de cette dernière pour les urgences
Concevoir et rédiger les courriers, rapports, notes et gérer les messages électroniques.
Aider à l'organisation des opérations de communication.
Soutenir les membres de l'équipe dans l'organisation de leur travail.
Commander le matériel, fournitures, consommables et vérifier la conformité des livraisons.

Transversalité avec les autres équipements de la DLEP.
Appui au directeur et aux chef(fes) de service de la Halle aux sucres.

Alimentation des outils de suivi
Gérer les horaires, plannings d'astreintes et congés de l'équipe.
Suivre la gestion administrative, financière et gérer les subventions.
Suivre les projets et activités.
Suivre les événements : organisation des séminaires, salons
Suivre les relations extérieures.

Gestion administrative de dossiers
Traiter et transmettre les décisions, notes de service, contrats en interne et externe.
Prendre des notes et mettre tous types de courriers

Accueil téléphonique et physique du public, interne et externe.

Participation à l'organisation des réunions, conseils, assemblées délibérantes.
Participer à la préparation, l'organisation, déroulé et comptes-rendus des différentes réunions de la Halle aux sucres